Arbeitnehmer /-innen, verbeamtete Personen und Selbständige brauchen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie grenzüberschreitend innerhalb der EU oder in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeiten.

Seit dem 1. Januar 2019 ist das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung für alle beteiligten Stellen verpflichtend. Papiergebundene Anträge von Arbeitgebern werden ab dem 1. Juli 2019 abgelehnt. Für Selbständige und Beamte ist das Papierverfahren weiterhin zugelassen.

Ob die erforderliche A1-Bescheinigung bei grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit vorliegt, wird aktuell verstärkt kontrolliert. Die geänderte Verwaltungspraxis ist auf neue nationale Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping zurückzuführen.

Grundsätzlich gelten für alle Personen die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie arbeiten. Sind Arbeitnehmer -innen nur vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedsland tätig (sogenannte Entsendung), gilt jedoch ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaats. Mit einer A1-Bescheinigung können Arbeitnehmer /-innen und andere Erwerbstätige nachweisen, ob für sie das Recht des Wohnstaates (Entsendestaates) oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind.

Die A1-Bescheinigung dokumentiert in diesen Fällen, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Recht unterliegt.

Wer in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, benötigt die A1-Bescheinigung ebenfalls.

Der Vorteil: Eine gleichzeitige Beitragszahlung in mehreren Mitgliedstaaten und ein Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen werden dadurch vermieden.

Für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, sind andere Entsendebescheinigungen als das A1-Formular nötig. Für das sogenannte „vertragslose Ausland“ (z. B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigungen.

Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen (bis zu sieben Tagen) Dienst- oder Geschäftsreisen kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden.

Wir empfehlen jedoch, die Kontrollpraxis des Staates, in den die Dienst- oder Geschäftsreise unternommen wird, zu beachten und eine A1-Bescheinigung  ggf. im Voraus zu beantragen. Verstärkte Kontrollen werden derzeit insbesondere in Frankreich und Österreich durchgeführt.

Die A1-Bescheinigung gibt es in elektronischer Form und in Papierform. So wird sie beantragt:

Elektronisch: Für Arbeitnehmer /-innen ist seit dem 1. Juli 2019 das elektronische Antragsverfahren ohne Ausnahmen verpflichtend. Papieranträge für den Personenkreis der Arbeitnehmer /-innen werden daher nicht mehr entgegengenommen. Soweit Sie als Arbeitgeber nicht über ein entsprechendes systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verfügen, können Sie den elektronischen Antrag mittels einer Ausfüllhilfe aus SV.net stellen.

In Papierform: Selbständige und Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten der EU, des EWR und der Schweiz beschäftigt sind, stellen den Antrag in Papierform. Außerdem gilt: Anträge auf eine A1-Bescheinigung dürfen – auch aus datenschutzrechtlichen Gründen – nicht per E-Mail gesendet werden.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung hängt davon ab, wie die betroffene Person krankenversichert ist.

Bei der Krankenkasse: Sie ist für alle Personen zuständig, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind.

Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): Personen mit einer berufsständischen Versorgung stellen hier ihren Antrag

Beim zuständigen Rentenversicherungsträger: Wer nicht gesetzlich krankenversichert und auch nicht berufsständisch versorgt ist, beantragt die A1-Bescheinigung bei seinem Rentenversicherungsträger.

Beim GKV-Spitzenverband: Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (sogenannte „Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“) wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt. In Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, DVKA). Auf das Krankenversicherungsverhältnis kommt es bei Mehrfacherwerbstätigen nicht an.

Von einer „gewöhnlichen“ Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird.

Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind, kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu 5 Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird.

Der typische Fall sind Fernfahrer, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten Güter transportieren. Aber auch Beschäftigte, die regelmäßig in anderen Mitgliedstaaten an Vorstandssitzungen, Verbandsmeetings o. Ä. teilnehmen, können von der Vorschrift erfasst werden.