Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern zusätzlich zur regelmäßigen monatlichen Vergütung Sonderleistungen. Deren Vielfalt ist groß. Klassische Sonderleistungen sind Jahressonderzahlung, 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld, Gratifikationen, Treueprämien, Weihnachts- oder Jubiläumsgelder. Typische am persönlichen und/oder Unternehmenserfolg messbare Sonderleistungen sind Bonus, Prämie, Tantieme oder Gewinnbeteiligung.

In den vergangenen Jahren haben insbesondere sozialversicherungs- und steuerrechtlich begünstigte Leistungen, wie Tankgutscheine, Kindergartenzuschüsse, Zuschüsse für die Fahrten von der Wohnung zum Betrieb oder die Überlassung von technischen Geräten wie Handy oder Laptop, an Bedeutung gewonnen. In Zeiten von Einsparnotwendigkeiten stellt sich für Unternehmen die Frage, wie solche Sonderleistungen wieder eingestellt oder zumindest reduziert werden können.

Der folgende Artikel behandelt ausschließlich die konkret individuell vereinbarten Leistungen. Sonderleistungen, die auf Basis von Betriebsvereinbarung oder Tarifverträgen gewährt werden, sind gesondert zu betrachten und nicht Gegenstand dieses Artikels.

Die richtige Herangehensweise an die Einstellung oder Abänderung von Sonderleistungen orientiert sich an der Rechtsgrundlage. Auch hier ist die Vielfalt groß. Der Anspruch auf die Gewährung von Sonderleistungen ergibt sich sowohl aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen, vor allem aber aus individualrechtlichen Rechtsgrundlagen. Dazu gehören neben dem schriftlichen Arbeitsvertrag auch sog. Gesamtzusagen. Das Unternehmen erklärt hierfür beispielsweise durch Aushang oder in einer Betriebsversammlung der Belegschaft, zukünftig eine bestimmte Leistung an einen festgesetzten Mitarbeiterkreis zu erbringen. Dies bedarf weder der Schriftform noch der ausdrücklichen Erklärung der Annahme durch die Mitarbeiter, um zukünftig diesbezüglich einen vertraglichen Anspruch zu begründen.

Zu den vertraglichen Ansprüchen gehören auch solche aus der sog. betrieblichen Übung. Hierunter versteht man die regelmäßige Wiederholung einer bestimmten Verhaltensweise des Arbeitgebers, aus der die Mitarbeiter schließen können, dass dieser ihnen die gewährten Sonderleistungen auch zukünftig auf Dauer gewähren will. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) geht davon bei einer vorbehaltlosen mindestens dreimaligen Gewährung aus (Urt. v. 04.05.1999, Az. 10 AZR 290/98).

Arbeitsvertragliche Sonderleistungen können jederzeit im Einvernehmen mit dem jeweiligen Mitarbeiter abgeändert werden. Dies wird durch eine kurze Ergänzung zum Arbeitsvertrag umgesetzt.

Für den Fall der Verweigerung der Mitarbeiter zu einem einvernehmlichen völligen oder teilweisen Verzicht auf Sonderleistungen kommt für die Umsetzung der Ausspruch einer Änderungskündigung in Betracht. Die Voraussetzungen für eine betriebsbedingte Änderungskündigung zur Reduzierung des vereinbarten Entgelts oder von Sonderzahlungen sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sehr streng. Voraussetzung ist, dass die Aufrechterhaltung der bisherigen Personalstruktur nicht mehr auffangbare Verluste zur Folge hat, die andernfalls zu einer Reduzierung der Belegschaft oder zu einer Schließung des Betriebes führen würden. Diese Voraussetzungen liegen in der Praxis selten vor.

Wegen dieser Schwierigkeiten im Falle des fehlenden Einvernehmens mit dem Mitarbeiter, einen Verzicht oder eine Abänderung von Sonderleistungen erzwingen zu können, wird heute in Arbeitsverträgen oder direkt im Zusammenhang mit der Gewährung für eine solche Situation bereits weitgehend vorgesorgt.

Ein richtig formulierter Freiwilligkeitsvorbehalt gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Gewährung dieser Sonderleistungen zukünftig einzustellen. Rechtssicherheit für beide Parteien wird dadurch hergestellt, dass der Freiwilligkeitsvorbehalt jedes Mal bei der Gewährung der freiwilligen Leistung mit ausreichender Klarheit erklärt wird. Dabei muss zum Ausdruck kommen, dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt, die ohne Anerkennung einer künftigen Rechtspflicht erfolgt.

Es empfiehlt sich zwar einen solchen Freiwilligkeitsvorbehalt auch bereits in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, nach der neueren Rechtsprechung des BAG genügt das aber nicht. Diese Erklärung muss deshalb auch jedes Mal im direkten Zusammenhang mit der jeweiligen Gewährung vorliegen. Unternehmen verbinden dies häufig mit der entsprechenden Kennzeichnung bei der Abrechnung und einem kurzen Begleitbrief dazu. Wichtig ist dabei allerdings, dass beweisbar ist, dass der Arbeitnehmer von diesem Vorbehalt vor dem Empfang der freiwilligen Leistung Kenntnis erlangt hat. Gegebenenfalls muss man sich den Empfang der Kenntnisnahme vor Auszahlung der Leistung bestätigen lassen.

Nicht zu verwechseln ist der Freiwilligkeitsvorbehalt vom sogenannten Widerrufsvorbehalt. Hierunter versteht man eine vertragliche Einschränkung von verbindlichen Zusagen einer Sonderleistung des Unternehmens, die unter bestimmten Voraussetzungen für die Zukunft wieder beendet werden können.

Voraussetzung für die Wirksamkeit eines Widerrufsvorbehaltes ist, dass der widerrufliche Vergütungsbestandteil unter 25 Prozent der Gesamtvergütung liegt und den einschlägigen Tariflohn nicht unterschreitet. Darüber hinaus müssen das Widerrufsrecht und die Widerrufsgründe vertraglich geregelt sein, so dass der Arbeitnehmer erkennen kann, was auf ihn zukommt. Auch müssen der Widerruf und die Gründe vor der Fälligkeit der jeweiligen Sonderleistung erfolgen und das Unternehmen in jedem Einzelfall billiges Ermessen i. S. d. § 315 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gewahrt haben.

Dem Arbeitsvertrag muss somit mit ausreichender Deutlichkeit für den Mitarbeiter zu entnehmen sein, wann der Arbeitgeber von dem Widerrufsvorbehalt Gebrauch machen kann. Dies beispielsweise, wenn der Jahresgewinn des Unternehmens unter einen gewissen Prozentsatz des Jahresumsatzes sinkt.

Die früher häufig von Unternehmen verwendete Kombination von Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalt hat das BAG für unwirksam erklärt (BAG, Urt. v. 14.09.2011, Az. 10 AZR 526/10).

Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, so hat dieser, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, gem. § 87 Abs. 1 Nr. 10 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung. Das gilt insbesondere der Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen, der Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden sowie deren Änderung. Die Einbindung des Betriebsrats kann unter Umständen auch bei individualrechtlich gewährten Sonderleistungen erforderlich sein, wenn damit in die bestehende Vergütungsstruktur des Betriebes eingegriffen wird. Bitte beachten sie, dass dieses Mitbestimmungsrecht sehr facettenreich und oft hoch umstritten ist. Es kommt immer auf den konkreten Einzelfall an.

Sollten in der täglichen Praxis Fragen zu den vorstehenden Themen auftauchen, können sie sich gern an unsere Mitarbeiter wenden.