Das Bundesarbeitsgericht hat am 19.02.2019 (9 AZR 541/15) entschieden, dass den Arbeitgeber eine Pflicht trifft, seine Arbeitnehmer auf konkret bestehende Urlaubsansprüche hinzuweisen, sie aufzufordern, diese rechtzeitig zu beantragen, und über einen sonst drohenden Verfall aufzuklären. Anderenfalls verfallen Urlaubsansprüche nicht mehr am Ende des Kalenderjahres am 31. Dezember oder des Übertragungszeitraums am 31. März des Folgejahres.

Der Arbeitgeber müsse konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er müsse ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Daraus folgert das BAG, dass der Arbeitgeber auf einen „konkret“ bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres hinweisen müsse. Der Arbeitgeber könne dazu dem Arbeitnehmer zum Beispiel zu Beginn jedes Kalenderjahres in Textform mitteilen, 1. wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen, 2. ihn auffordern, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann und 3. ihn über die Konsequenzen belehren, die eintreten, wenn er den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantrage. Letzterem genüge regelmäßig der Hinweis, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfalle, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, ihn aber nicht beantragt.

Nach Auffassung des BAG sind abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung regelmäßig nicht ausreichend. Letztlich seien alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht erfülle. Jedenfalls sei der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Mitteilung ständig zu aktualisieren, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs. Genauso wenig besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer dazu zu zwingen, diesen Anspruch tatsächlich wahrzunehmen.

Erfülle der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten nicht, sei der Urlaubsanspruch nicht an das Urlaubsjahr gebunden. Er trete zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht. Für ihn gelten, wie für den neu entstandenen Urlaubsanspruch, die Regelungen des § 7 Abs. 1 und 3 BUrlG. Zwar sei Zweck der Verfallfristen, auch im Sinne des Arbeitgebers, ein unbegrenztes Ansammeln von Urlaubsansprüchen durch den Arbeitnehmer zu verhindern. Dieses Interesse sei aber nur dann schützenswert, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen sei. Das BAG weist darauf hin, dass der Arbeitgeber „das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren“ dadurch vermeiden könne, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachhole.

Das BAG führt aus, wie die Mitwirkungspflichten der Arbeitgeber umgesetzt werden können. Davon unabhängig bleibt es dabei, dass Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, das Schicksal von Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüchen, die den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigen, frei regeln können. Eine Übertragung übergesetzlichen Urlaubs auf das Folgejahr kann zum Beispiel ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Gleichermaßen können die Modalitäten für den Verfall des übergesetzlichen Urlaubs, nicht jedoch des gesetzlichen Urlaubsanteils, abweichend von dieser neuen Rechtsprechung vereinbart werden. Voraussetzung sind deutliche Anhaltspunkte für eine abweichende Regelung im Vertrag.

Hinweis für die Praxis:
Bei Fragen, beispielsweise zu tariflichen Regelungen, wenden sie sich an die Geschäftsstelle.